「退職願を出すとき、添え状は必要？」
「上司に直接渡す場合も付けた方がいい？」
「郵送するときは、どんな文章を書けばいいの？」
退職願を準備していると、書き方だけでなく「添え状まで必要なのか」と迷う方もいるでしょう。
結論からいうと、退職願を上司へ直接手渡しする場合、添え状は基本的に必要ありません。
一方、退職願を会社へ郵送する場合は、誰から何の書類が届いたのか分かるように、添え状を1枚同封すると丁寧です。
ただし、添え状は退職願そのものとは別の送付案内です。添え状を入れ忘れたからといって、それだけを理由に退職願そのものが直ちに無効になると考える必要はありません。
この記事では、退職願に添え状が必要なケースと不要なケース、そのまま使える例文、郵送するときのポイントまで分かりやすく解説します。
結論｜退職願の添え状は手渡しなら基本不要・郵送なら付けると丁寧
まずは、退職願の提出方法ごとに添え状が必要かどうかを整理しておきましょう。
| 退職願の提出方法 | 添え状 |
|---|---|
| 上司へ直接手渡し | 基本的に不要 |
| 人事担当者へ直接手渡し | 基本的に不要 |
| 会社へ郵送 | 同封すると丁寧 |
| 会社から提出方法を指定されている | 会社の指示を優先 |
添え状は、退職する意思そのものを伝える書類ではありません。
郵送した書類について、
- 誰が送ったのか
- 何を送ったのか
- どのような目的で送ったのか
を相手に分かりやすく伝えるための送付案内です。
そのため、上司へ直接退職願を渡すのであれば、本人がその場で提出するため、通常は添え状まで付ける必要はありません。
反対に郵送では、退職願を最初に受け取るのが直属の上司とは限りません。
会社の受付や総務、人事担当者などが開封する可能性もあるため、簡単な添え状を入れておくと「誰から何の書類が届いたのか」を確認してもらいやすくなります。
迷ったら、「手渡しなら退職願だけ」「郵送なら添え状を1枚付ける」と覚えておけば分かりやすいでしょう。
退職願を手渡しする場合は添え状を付けなくてよい
退職願を直属の上司や人事担当者へ直接渡すのであれば、添え状は基本的に必要ありません。
直接渡す場合は、その場で本人から「退職願を提出します」と伝えられるためです。
退職願は封筒に入れて渡す
添え状は必要ありませんが、退職願は裸のまま渡すのではなく、封筒に入れて提出するのが一般的です。
会社指定の退職願や封筒がある場合は、会社のルールに従いましょう。
「そもそも退職願と退職届はどちらを出せばいい？」と迷っている方は、2つの違いや提出する順番を以下の記事で詳しく解説しています。
退職願を出さずに退職届だけでもいい？違い・順番・注意点を解説
誰へ提出するかについても会社によって異なるため、就業規則や社内マニュアルで提出方法が決められている場合は、事前に確認しておくとスムーズです。
退職願を渡すときは一言伝えれば十分
すでに上司へ退職について相談している場合は、難しい言葉を使う必要はありません。
たとえば、次のように伝えれば十分です。
「先日ご相談した退職の件ですが、退職願をお持ちしました。よろしくお願いいたします。」
まだ退職について上司へ話していない場合は、いきなり退職願を差し出すより、まず話す時間を取ってもらう方法もあります。
「退職願を出す以前に、上司へ辞めたいと言い出せない」という方は、切り出し方や伝え方を以下の記事で詳しく紹介しています。
「退職についてお話ししたいことがあります。少しお時間をいただけますか？」
特に工場勤務では、班長・職長・課長・人事など、どこへ退職願を出せばいいのか分かりにくい職場もあります。
「直属の上司へ出せばいいだろう」と自己判断する前に、会社で提出先が決められていないか確認しておくと、書類の行き違いを防ぎやすくなります。
退職願を郵送する場合は添え状を同封すると丁寧
退職願を会社へ郵送する場合は、添え状を1枚同封しておくと丁寧です。
郵送では、封筒を受け取った人が退職願の提出先となる担当者とは限りません。
添え状があれば、開封した担当者も、
- 誰から届いた書類なのか
- 退職願が入っていること
- 誰に取り次げばよいのか
を把握しやすくなります。
ただし、添え状に長い文章を書く必要はありません。
「退職願を同封しましたので、ご確認をお願いいたします」という内容が伝われば十分です。
退職願の添え状に書く内容は5つ
退職願に同封する添え状は、A4用紙1枚程度に簡潔にまとめれば十分です。
基本的には、次の5つを記載します。
- 日付
- 宛先
- 自分の所属・氏名
- 退職願を同封したこと
- 簡単なあいさつ
1．日付
添え状には、書類を作成・発送する日付を記載します。
2．宛先
会社名、部署名、担当者名などを記載します。
担当者個人へ送る場合は「〇〇様」、部署宛てに送る場合は「人事部 御中」など、宛先に合わせて書き分けます。
会社から郵送先を指定されている場合は、その宛先を使用しましょう。
3．自分の所属・氏名
会社側が「誰から届いた書類なのか」を確認できるように、現在の所属部署と氏名を書きます。
4．退職願を同封したこと
本文では、退職願を同封していることを簡潔に伝えます。
ここが添え状でもっとも重要な部分です。
5．簡単なあいさつ
最後に簡単なあいさつを入れます。
ただし、会社への思いや退職までの経緯を長々と書く必要はありません。
添え状はあくまで送付案内なので、簡潔にまとめましょう。
【コピペOK】退職願の添え状の例文
ここからは、退職願を郵送するときにそのまま使いやすい添え状の例文を紹介します。
シンプルな添え状の例文
令和○年○月○日
株式会社○○○○
人事部 ○○様○○部○○課
○○○○退職願送付の件
お世話になっております。
退職願を同封いたしましたので、ご確認くださいますようお願いいたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
これだけでも、誰が何を送ったのかは十分伝わります。
より丁寧に書きたい場合の例文
令和○年○月○日
株式会社○○○○
人事部 ○○様○○部○○課
○○○○退職願送付の件
拝啓
平素より大変お世話になっております。
このたび、退職願を同封いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
ご多用のところ恐れ入りますが、お手続きのほどよろしくお願いいたします。
敬具
どちらを使っても構いません。
退職願の添え状では、文章の長さよりも「誰から・何を送ったのか」が分かることが大切です。
添え状に詳しい退職理由を書く必要はない
退職願に添える送付状へ、詳しい退職理由を書く必要はありません。
たとえば、実際の退職理由が、
- 上司と合わない
- 職場の人間関係がつらい
- 給料に不満がある
- 仕事内容が自分に合わない
- 転職したい
仕事内容が合わないことを理由に退職する場合の伝え方は、以下の記事でそのまま使える例文とあわせて解説しています。
といった内容だったとしても、それを添え状で詳しく説明する必要はありません。
添え状は退職理由を説明する書類ではなく、退職願を送付したことを伝えるためのものだからです。
必要がある場合は、退職理由については上司との面談などで伝え、添え状は簡潔な送付案内にとどめると分かりやすいでしょう。
上司から「どうして辞めるの？」と聞かれたときの答え方に迷っている方は、退職理由の伝え方と例文を以下の記事でまとめています。
退職願の添え状を入れ忘れた場合はどうする？
退職願を郵送したあとに、「添え状を入れ忘れた」と気づくこともあるでしょう。
しかし、 添え状を入れ忘れたからといって、それだけを理由に退職願の提出自体が認められなくなると考える必要はありません。
添え状は、退職願とは別の送付案内だからです。
会社側が、
- 誰から送られてきたのか
- 退職願が入っていること
- 退職の意思があること
を確認できれば、そのまま手続きが進むこともあります。
不安なら会社へ一言連絡する
どうしても気になる場合は、会社へ電話やメールで簡単に連絡しておく方法があります。
「本日、退職願を郵送いたしました。お手数ですが、ご確認をお願いいたします。」
この程度の連絡で十分です。
添え状だけを改めて送り直したり、退職願一式をすぐに再送したりする必要があるとは限りません。
会社から追加書類や再提出を求められた場合は、その指示に沿って対応しましょう。
退職願と添え状は同じ封筒に入れて送ってよい
退職願を郵送する場合は、退職願と添え状を同じ封筒に入れて送る形で問題ありません。
基本的には、次のような組み合わせになります。
- 退職願
- 添え状
- 会社から提出を求められている書類
会社指定の退職手続き書類がある場合は、入れ忘れがないか確認してから発送しましょう。
退職願は中封筒に入れる方法もある
退職願そのものは、退職願用の封筒に入れたうえで、添え状と一緒に郵送用の封筒へ入れる方法があります。
イメージとしては、次のような形です。
- 退職願を退職願用の封筒に入れる
- 添え状を用意する
- 退職願の封筒と添え状を郵送用の封筒へ入れる
- 会社指定の宛先へ送る
ただし、会社から封筒や提出方法を指定されている場合は、その方法を優先してください。
退職願を郵送するときの注意点
添え状を準備できたら、郵送方法も確認しておきましょう。
特に意識したいのは、次の3点です。
- 会社指定の提出方法がないか確認する
- 宛先を間違えない
- 必要に応じて配送状況を確認できる方法を検討する
会社指定の提出方法がある場合はそちらを優先する
会社によっては、退職願について、
- 直属の上司へ提出する
- 人事部へ郵送する
- 会社指定の書式を使う
- 社内システムから申請する
などのルールを設けている場合があります。
ネット上の一般的なマナーだけで判断するのではなく、就業規則や社内マニュアルに提出方法が記載されていないか確認しましょう。
宛先は事前に確認する
退職願を郵送するときは、会社の代表住所へ送ればよいとは限りません。
人事部や総務部など、会社から送付先を指定されている場合もあります。
特に工場勤務では、勤務している工場と本社の人事部が別の場所にあるケースもあります。
送付先が分からない場合は、上司や人事担当者へ確認してから発送する方が確実です。
届いたことを確認したいなら郵送方法も考える
退職願を郵送する場合、普通郵便を利用することもあります。
ただし、「会社へ届いたか確認したい」と考える場合は、配送状況を確認できる郵送方法を検討する方法もあります。
退職願は今後の退職手続きに関わる書類なので、発送日や送付先も控えておくと安心です。
退職願の添え状についてよくある質問
退職願を手渡しする場合、本当に添え状はいりませんか？
上司や人事担当者へ直接手渡しする場合は、添え状は基本的に必要ありません。
本人が直接提出するため、「誰から何の書類を受け取ったのか」がその場で分かるからです。
会社から添え状の提出まで指定されている場合は、その指示に従いましょう。
郵送する場合、添え状は絶対に必要ですか？
郵送時に添え状を同封すると丁寧ですが、添え状そのものが退職願の必須要件というわけではありません。
ただし、郵送では会社側が送付者や書類の内容を確認しやすくなるため、特別な事情がなければ簡単な添え状を1枚付けておくとよいでしょう。
添え状を入れ忘れたら退職願は無効になりますか？
添え状がないという理由だけで、退職願そのものが直ちに無効になると考える必要はありません。
不安な場合は、会社へ「退職願を郵送した」と電話やメールで伝えておきましょう。
添え状にも「一身上の都合」と書く必要がありますか？
添え状へ詳しい退職理由を書く必要はありません。
添え状では、「退職願を同封した」ということが分かれば十分です。
退職願に「一身上の都合」と記載している場合でも、添え状で同じ内容を繰り返す必要はありません。
まとめ｜退職願の添え状は「手渡し」か「郵送」かで判断しよう
退職願に添え状を付けるべきか迷ったときは、提出方法で考えると分かりやすいです。
- 退職願を上司へ手渡しする場合、添え状は基本的に不要
- 退職願を郵送する場合は、添え状を1枚同封すると丁寧
- 添え状には、日付・宛先・所属氏名・退職願を送付した旨・簡単なあいさつを書く
- 詳しい退職理由を添え状へ書く必要はない
- 添え状を入れ忘れたからといって、退職願そのものが直ちに無効になると考える必要はない
- 会社指定の提出方法がある場合は、その方法を優先する
添え状は、難しい文章を書くための書類ではありません。
「誰から・何を送ったのか」が会社側に分かるように、簡潔にまとめれば十分です。
退職願を直接渡すなら添え状なし、郵送するなら簡単な添え状を1枚付ける、と考えて準備すると迷いにくいでしょう。
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